Mengapa mengirim PDF lewat email bisa bermasalah
Lampiran email dibatasi sekitar 25 MB, dan PDF hasil pindai, brosur, serta proof desain cepat melampauinya. Lampiran yang lebih kecil pun tidak jauh lebih aman: ia tersimpan selamanya di beberapa kotak masuk dan cadangan, dan Anda tidak bisa menariknya kembali.
Tautan menyelesaikan kedua masalah. Dokumen tetap di server yang Anda kendalikan, email tetap kecil, dan Anda bisa mematikan tautannya.
Cara menjaga PDF rahasia tetap rahasia
Untuk apa pun yang sensitif, gabungkan kontrolnya. Semuanya tersedia di paket gratis:
- Tambahkan kata sandi dan kirim lewat saluran berbeda dari tautan.
- Atur masa hidup singkat, misalnya 24 jam, agar tautan mati setelah tenggat.
- Gunakan batas unduhan satu untuk pengiriman sekali.
- Kunci tautan ke satu alamat email, yang dikonfirmasi penerima dengan kode sekali pakai.
Dokumen yang paling sering dikirim
PDF umum yang layak dikirim dengan cara ini:
Kontrak dan penawaran
Nama, alamat, dan harga pantas diberi gembok, bukan tautan terbuka.
Faktur dan rekening koran
Kirim ke orang yang tepat dan ketahui kapan diunduh.
Hasil pindai dan salinan identitas
Pindaian paspor dan KTP sebaiknya kedaluwarsa setelah dipakai.
Laporan dan proposal
Presentasi besar dengan gambar, dibagikan dengan satu tautan dan unduhan yang terlacak.
Brosur dan katalog
PDF siap cetak yang melebihi batas email.
Berkas lamaran
Beberapa PDF dalam satu tautan grup.
Jenis dokumen lain
PDF paling umum, tetapi halaman yang sama berfungsi untuk Word, Excel, PowerPoint, file teks, e-book, dan arsip. Hanya format yang bisa dipratinjau browser yang terbuka langsung; sisanya diunduh seperti biasa. Ukuran file dibatasi oleh paket, bukan format.
Terima dokumen, bukan hanya kirim
Jika Anda mengumpulkan dokumen dari klien atau pelamar, beri mereka tautan Upload Inbox atau Drop Room dengan tenggat. Mereka mengunggah tanpa akun, Anda menerima atau menolak tiap file, dan semuanya masuk ke penyimpanan cloud Anda. Untuk klien tetap, portal bermerek menambahkan tanda tangan sekali klik.
Cara mengirim PDF dengan aman dalam empat langkah
-
1
Letakkan PDF
Seret dokumen ke kotak unggah.
-
2
Atur kata sandi dan masa hidup
Lindungi file rahasia dan pilih berapa lama tautan berfungsi.
-
3
Bagikan tautan
Kirim tautan lewat email atau pesan dan kata sandi secara terpisah.
-
4
Periksa dan cabut
Lihat unduhan di cabinet Anda dan matikan tautan setelah dokumen diterima.
Pertanyaan yang sering diajukan
Bisakah saya memberi kata sandi pada tautan PDF secara gratis?
Ya. Kata sandi tautan termasuk di paket gratis.
Seberapa besar PDF yang bisa saya kirim?
Hingga 5 GB per file di paket gratis.
Bisakah penerima membaca tanpa mengunduh?
Ya. PDF dipratinjau di browser.
Apakah PDF itu sendiri terenkripsi?
Tautan dilindungi kata sandi. Untuk mengenkripsi isi file, enkripsi dulu; aplikasi Windows menawarkan enkripsi lokal opsional.
Apakah tautan akan bertahan selamanya?
Tidak. Pilih masa hidup, atau cabut sendiri kapan saja.