چرا ارسال PDF با ایمیل ممکن است بد پیش برود
پیوست‌های ایمیل حدود ۲۵ مگابایت سقف دارند و PDFهای اسکن‌شده، بروشورها و پروف‌های طراحی به‌سرعت از آن فراتر می‌روند. پیوست کوچک‌تر هم چندان امن‌تر نیست: برای همیشه در چند صندوق ایمیل و پشتیبان می‌ماند و نمی‌توانید آن را پس بگیرید.
لینک هر دو مشکل را حل می‌کند. سند روی سروری می‌ماند که شما کنترل می‌کنید، ایمیل کوچک می‌ماند و می‌توانید لینک را خاموش کنید.
چگونه PDF محرمانه را محرمانه نگه دارید
برای هر چیز حساس، کنترل‌ها را ترکیب کنید. همه در پلن رایگان در دسترس‌اند:
- رمز عبور اضافه کنید و آن را از کانالی غیر از لینک بفرستید.
- یک مدت اعتبار کوتاه مثل ۲۴ ساعت تعیین کنید تا لینک پس از مهلت بمیرد.
- برای تحویل یک‌باره از محدودیت دانلود برابر یک استفاده کنید.
- لینک را به یک نشانی ایمیل قفل کنید که گیرنده با کد یک‌بارمصرف تأیید می‌کند.
اسنادی که بیش از همه ارسال میشوند
PDFهای معمولی که ارزش فرستادن به این روش را دارند:
قراردادها و پیش‌فاکتورها
نام، نشانی و قیمت قفل می‌خواهند، نه لینک باز.
فاکتورها و صورت‌حساب‌ها
آن‌ها را به شخص درست بفرستید و بدانید چه زمانی دانلود شدند.
اسکن‌ها و کپی مدارک هویتی
اسکن پاسپورت و کارت ملی باید پس از استفاده منقضی شود.
گزارش‌ها و پیشنهادها
ارائه‌های بزرگ با تصاویر، با یک لینک و دانلودهای ردیابی‌شده.
بروشورها و کاتالوگ‌ها
PDFهای آماده چاپ که از محدودیت ایمیل فراتر می‌روند.
بسته‌های درخواست
چند PDF در یک لینک گروهی.
انواع دیگر سند
PDF رایج‌ترین است اما همین صفحه برای Word، Excel، PowerPoint، فایل‌های متنی، کتاب‌های الکترونیکی و آرشیوها هم کار می‌کند. فقط قالب‌هایی که مرورگر میتواند پیشنمایش دهد درون‌خطی باز میشوند؛ بقیه عادی دانلود میشوند. حجم فایل را پلن محدود می‌کند، نه قالب.
سند دریافت کنید، نه فقط بفرستید
اگر از مشتریان یا متقاضیان سند جمع می‌کنید، لینک یک Upload Inbox یا یک Drop Room با مهلت به آن‌ها بدهید. بدون حساب آپلود می‌کنند، شما هر فایل را می‌پذیرید یا رد می‌کنید و همه‌چیز در فضای ابری شما می‌نشیند. برای مشتریان تکراری، یک پورتال با برند خودتان امضا با یک کلیک را اضافه می‌کند.
چگونه PDF را در چهار مرحله امن بفرستید
-
1
PDF را رها کنید
سند را روی کادر آپلود بکشید.
-
2
رمز عبور و مدت اعتبار تعیین کنید
از فایل‌های محرمانه محافظت کنید و انتخاب کنید لینک تا کی کار کند.
-
3
لینک را به اشتراک بگذارید
لینک را در ایمیل یا پیام و رمز عبور را جداگانه بفرستید.
-
4
بررسی و لغو
دانلودها را در کابینت ببینید و پس از دریافت سند لینک را خاموش کنید.
پرسش‌های متداول
آیا می‌توانم رایگان روی لینک PDF رمز عبور بگذارم؟
بله. رمز عبور لینک در پلن رایگان گنجانده شده است.
چه حجمی از PDF را می‌توانم بفرستم؟
تا ۵ گیگابایت برای هر فایل در پلن رایگان.
آیا گیرنده میتواند بدون دانلود بخواند؟
بله. PDFها در مرورگر پیشنمایش داده میشوند.
آیا خود PDF رمزگذاری شده است؟
لینک با رمز عبور محافظت میشود. برای رمزگذاری محتوای فایل، آن را از پیش رمزگذاری کنید؛ برنامه ویندوز رمزگذاری محلی اختیاری ارائه میدهد.
آیا لینک برای همیشه می‌ماند؟
نه. مدت اعتبار انتخاب کنید یا هر زمان خودتان آن را لغو کنید.