Por qué enviar un PDF por correo puede salir mal
Los adjuntos de correo están limitados a unos 25 MB, y los PDF escaneados, folletos y pruebas de diseño lo superan enseguida. Un adjunto más pequeño no es mucho más seguro: queda en varios buzones y copias de seguridad para siempre y no puedes recuperarlo.
Un enlace resuelve ambos problemas. El documento permanece en un servidor que controlas, el correo sigue siendo pequeño y puedes desactivar el enlace.
Cómo mantener confidencial un PDF confidencial
Para todo lo sensible, combina los controles. Todos están disponibles en el plan gratuito:
- Añade una contraseña y envíala por un canal distinto al del enlace.
- Fija una vida útil corta, como 24 horas, para que el enlace muera tras el plazo.
- Usa un límite de descargas de uno para una entrega única.
- Bloquea el enlace a una sola dirección de correo, que el destinatario confirma con un código de un solo uso.
Los documentos que más se envían
PDF típicos que merece la pena enviar así:
Contratos y presupuestos
Nombres, direcciones y precios merecen un candado, no un enlace abierto.
Facturas y extractos
Envíalos a la persona correcta y sabe cuándo se descargaron.
Escaneos y copias de documentos de identidad
Los escaneos de pasaportes y DNI deberían caducar tras su uso.
Informes y propuestas
Presentaciones grandes con imágenes, compartidas con un enlace y descargas controladas.
Folletos y catálogos
PDF listos para imprimir que superan los límites del correo.
Paquetes de solicitud
Varios PDF en un enlace de grupo.
Otros tipos de documento
PDF es el más común, pero la misma página sirve para Word, Excel, PowerPoint, archivos de texto, libros electrónicos y archivos comprimidos. Solo los formatos que el navegador puede previsualizar se abren en línea; todo lo demás se descarga con normalidad. El tamaño del archivo lo limita el plan, no el formato.
Recibe documentos, no solo los envíes
Si recoges documentos de clientes o candidatos, dales un enlace a un Upload Inbox o una Drop Room con fecha límite. Suben sin cuentas, tú aceptas o rechazas cada archivo y todo acaba en tu almacenamiento en la nube. Para clientes recurrentes, un portal con tu marca añade la firma con un clic.
Cómo enviar un PDF de forma segura en cuatro pasos
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1
Suelta el PDF
Arrastra el documento a la zona de subida.
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2
Fija contraseña y vida útil
Protege los archivos confidenciales y elige cuánto tiempo funciona el enlace.
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3
Comparte el enlace
Envía el enlace por correo o mensaje y la contraseña por separado.
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4
Comprueba y revoca
Consulta las descargas en tu cabinet y desactiva el enlace cuando se haya recibido el documento.
Preguntas frecuentes
¿Puedo proteger con contraseña un enlace a un PDF gratis?
Sí. Las contraseñas de enlace están incluidas en el plan gratuito.
¿Qué tamaño de PDF puedo enviar?
Hasta 5 GB por archivo en el plan gratuito.
¿Puede el destinatario leerlo sin descargar?
Sí. Los PDF se previsualizan en el navegador.
¿Está cifrado el propio PDF?
El enlace está protegido por contraseña. Para cifrar el contenido del archivo, cífralo antes; la app de Windows ofrece cifrado local opcional.
¿Durará el enlace para siempre?
No. Elige una vida útil o revócalo tú mismo cuando quieras.