Porque é que enviar um PDF por email pode correr mal
Os anexos de email estão limitados a cerca de 25 MB, e os PDF digitalizados, folhetos e provas de design ultrapassam-no depressa. Um anexo mais pequeno não é muito mais seguro: fica em várias caixas de correio e cópias de segurança para sempre e não o pode retirar.
Um link resolve ambos os problemas. O documento fica num servidor que controla, o email continua pequeno e pode desativar o link.
Como manter confidencial um PDF confidencial
Para tudo o que é sensível, combine os controlos. Todos estão disponíveis no plano gratuito:
- Junte uma palavra-passe e envie-a por um canal diferente do do link.
- Defina um prazo curto, como 24 horas, para que o link morra depois do limite.
- Use um limite de downloads de um para uma entrega única.
- Bloqueie o link a um único endereço de email, que o destinatário confirma com um código de utilização única.
Os documentos mais enviados
PDF típicos que vale a pena enviar assim:
Contratos e orçamentos
Nomes, moradas e preços merecem um cadeado, não um link aberto.
Faturas e extratos
Envie-os à pessoa certa e saiba quando foram descarregados.
Digitalizações e cópias de documentos de identificação
As digitalizações de passaportes e documentos de identidade devem expirar após a utilização.
Relatórios e propostas
Apresentações grandes com imagens, partilhadas com um link e downloads controlados.
Folhetos e catálogos
PDF prontos para impressão que excedem os limites do email.
Pacotes de candidatura
Vários PDF num link de grupo.
Outros tipos de documento
O PDF é o mais comum, mas a mesma página serve para Word, Excel, PowerPoint, ficheiros de texto, e-books e arquivos. Só os formatos que o navegador consegue pré-visualizar abrem diretamente; tudo o resto descarrega normalmente. O tamanho do ficheiro é limitado pelo plano, não pelo formato.
Receba documentos, não apenas os envie
Se recolhe documentos de clientes ou candidatos, dê-lhes um link para um Upload Inbox ou uma Drop Room com prazo. Eles carregam sem contas, você aceita ou recusa cada ficheiro e tudo fica no seu armazenamento na nuvem. Para clientes recorrentes, um portal com a sua marca acrescenta a assinatura com um clique.
Como enviar um PDF em segurança em quatro passos
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1
Largue o PDF
Arraste o documento para a zona de carregamento.
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2
Defina palavra-passe e prazo
Proteja os ficheiros confidenciais e escolha durante quanto tempo o link funciona.
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3
Partilhe o link
Envie o link num email ou mensagem e a palavra-passe em separado.
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4
Verifique e revogue
Veja os downloads no seu cabinet e desative o link quando o documento tiver sido recebido.
Perguntas frequentes
Posso proteger com palavra-passe um link de PDF grátis?
Sim. As palavras-passe de link estão incluídas no plano gratuito.
Que tamanho de PDF posso enviar?
Até 5 GB por ficheiro no plano gratuito.
O destinatário pode ler sem descarregar?
Sim. Os PDF são pré-visualizados no navegador.
O próprio PDF está cifrado?
O link está protegido por palavra-passe. Para cifrar o conteúdo do ficheiro, cifre-o primeiro; a app para Windows oferece cifragem local opcional.
O link dura para sempre?
Não. Escolha um prazo ou revogue-o você mesmo a qualquer momento.