Vì sao gửi PDF qua email có thể gặp rắc rối
Tệp đính kèm email bị giới hạn khoảng 25 MB, và PDF quét, tập giới thiệu hay bản duyệt thiết kế nhanh chóng vượt mức đó. Một tệp đính kèm nhỏ hơn cũng không an toàn hơn bao nhiêu: nó nằm mãi trong nhiều hộp thư và bản sao lưu, và bạn không thể lấy lại.
Một liên kết giải quyết cả hai vấn đề. Tài liệu nằm trên máy chủ bạn kiểm soát, email vẫn nhỏ, và bạn có thể tắt liên kết.
Cách giữ PDF bí mật luôn bí mật
Với bất cứ thứ gì nhạy cảm, hãy kết hợp các công cụ kiểm soát. Tất cả đều có ở gói miễn phí:
- Thêm mật khẩu và gửi nó qua kênh khác với liên kết.
- Đặt thời hạn ngắn, chẳng hạn 24 giờ, để liên kết chết sau hạn chót.
- Dùng giới hạn lượt tải bằng một cho lần giao một lần.
- Khóa liên kết vào một địa chỉ email, người nhận xác nhận bằng mã dùng một lần.
Những tài liệu được gửi nhiều nhất
Các PDF điển hình đáng gửi theo cách này:
Hợp đồng và báo giá
Tên, địa chỉ và giá cả xứng đáng có một cái khóa, không phải liên kết mở.
Hóa đơn và sao kê
Gửi đúng người và biết khi nào chúng được tải.
Bản quét và bản sao giấy tờ tùy thân
Bản quét hộ chiếu và căn cước nên hết hạn sau khi dùng.
Báo cáo và đề xuất
Bản trình bày lớn có hình ảnh, chia sẻ bằng một liên kết với lượt tải được theo dõi.
Tập giới thiệu và catalog
PDF sẵn sàng in vượt giới hạn email.
Bộ hồ sơ ứng tuyển
Nhiều PDF trong một liên kết nhóm.
Các loại tài liệu khác
PDF phổ biến nhất, nhưng cùng trang này dùng được cho Word, Excel, PowerPoint, tệp văn bản, sách điện tử và tệp nén. Chỉ những định dạng trình duyệt xem trước được mới mở trực tiếp; mọi thứ khác tải về bình thường. Dung lượng tệp bị giới hạn bởi gói, không phải định dạng.
Nhận tài liệu, không chỉ gửi
Nếu bạn thu tài liệu từ khách hàng hoặc ứng viên, hãy đưa họ liên kết Upload Inbox hoặc Drop Room có hạn chót. Họ tải lên không cần tài khoản, bạn chấp nhận hoặc từ chối từng tệp, và mọi thứ vào kho đám mây của bạn. Với khách hàng thường xuyên, cổng mang thương hiệu bổ sung chữ ký bằng một cú nhấp.
Cách gửi PDF an toàn trong bốn bước
-
1
Thả PDF
Kéo tài liệu vào khung tải lên.
-
2
Đặt mật khẩu và thời hạn
Bảo vệ tệp mật và chọn thời gian liên kết hoạt động.
-
3
Chia sẻ liên kết
Gửi liên kết trong email hoặc tin nhắn và gửi mật khẩu riêng.
-
4
Kiểm tra và thu hồi
Xem lượt tải trong cabinet của bạn và tắt liên kết khi tài liệu đã được nhận.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể đặt mật khẩu cho liên kết PDF miễn phí không?
Có. Mật khẩu liên kết có sẵn ở gói miễn phí.
Tôi gửi được PDF lớn đến đâu?
Đến 5 GB mỗi tệp ở gói miễn phí.
Người nhận có đọc được mà không cần tải không?
Có. PDF được xem trước trong trình duyệt.
Bản thân PDF có được mã hóa không?
Liên kết được bảo vệ bằng mật khẩu. Để mã hóa nội dung tệp, hãy mã hóa trước; ứng dụng Windows có mã hóa cục bộ tùy chọn.
Liên kết có tồn tại mãi không?
Không. Hãy chọn thời hạn, hoặc tự thu hồi bất cứ lúc nào.