Drop Room là gì
Liên kết chia sẻ thông thường là con đường một chiều: bạn tải lên, họ tải xuống. Liên kết tải lên như Upload Inbox là con đường chiều ngược lại. Drop Room là nơi gặp gỡ. Mọi người có liên kết — và mật khẩu nếu bạn đặt — đến cùng một trang, nơi họ có thể thả tệp, lấy tệp, để lại tin nhắn ngắn và xem người khác đã làm gì.
Đặc điểm cốt lõi là thời hạn. Khi tạo phòng, bạn chọn nó tồn tại bao lâu. Khi thời điểm đó đến, liên kết công khai đóng lại và tệp bị xóa khỏi bộ nhớ, chứ không chỉ bị ẩn. Bạn cũng có thể tự hủy phòng bất cứ lúc nào. Kết quả là một không gian làm việc tự dọn dẹp, để tài liệu nhạy cảm không nằm trên mạng hàng tháng sau khi dự án kết thúc.
Khách ghé thăm không cần tài khoản. Họ mở liên kết, tùy chọn cho biết mình là ai và bắt đầu làm việc.
Khi nào nên dùng Drop Room
Bàn giao dự án
Đưa khách các tệp hoàn chỉnh, nhận lại phản hồi và tài liệu của họ, và đóng mọi thứ vào ngày bàn giao.
Giao ảnh và video
Chia sẻ thư viện với gia đình hay khách đám cưới và để họ thêm ảnh của mình trong thời gian giới hạn. Xem lưu trữ ảnh và video.
Thu thập tài liệu
Gom hộ chiếu, chứng chỉ hoặc biểu mẫu đã ký cho một thủ tục có ngày kết thúc rõ ràng, như xin visa, vay thế chấp hay kiểm toán.
Sự kiện và hội nghị
Một phòng để diễn giả tải slide lên và người tham dự tải tài liệu về sau đó.
Đàm phán và thẩm định
Một phòng dữ liệu tạm thời nơi mỗi bên đặt tài liệu, kèm nhật ký hoạt động cho biết ai đã mở gì.
Bàn giao trong nhóm
Chuyển một bộ lớn tệp làm việc cho nhà thầu và để tất cả biến mất khi hợp đồng kết thúc.
Bên trong một phòng có gì
- Truyền hai chiều: khách có thể tải tệp lên, tải xuống hoặc cả hai. Bạn có thể tắt tải lên hoặc tải xuống trong phần cài đặt.
- Mật khẩu: bảo vệ phòng bằng mật khẩu để chỉ người được mời mới vào được.
- Tên khách: yêu cầu mỗi khách nhập tên một lần mỗi lượt ghé để nhật ký hoạt động hiện người thật thay vì địa chỉ ẩn danh.
- Thư mục: sắp xếp tệp vào thư mục trong phòng và di chuyển giữa chúng.
- Tệp của riêng bạn: đính kèm tệp bạn đã có trong tài khoản hoặc tải tệp mới thẳng vào phòng.
- Nhật ký hoạt động trực tiếp: ai đã tải lên, xem, tải xuống, ký hoặc để lại tin nhắn — hiển thị cho mọi người trong phòng như một ghi chép chung đáng tin cậy.
- Tin nhắn: ghi chú ngắn trong nhật ký, để phối hợp nhanh mà không cần chat riêng.
- Chữ ký điện tử (từ gói Access): yêu cầu khách xác nhận đã đọc và đồng ý với một tài liệu trước khi tiếp tục. Tên, email, địa chỉ IP và thời gian được ghi lại làm bằng chứng cho thao tác ký bằng một cú nhấp.
Thời hạn, giới hạn và ý nghĩa của «đã xóa»
Thời hạn là bắt buộc, vì ý nghĩa của một phòng là nó kết thúc. Phòng tồn tại được bao lâu và chứa được bao nhiêu tệp tùy theo gói: ở gói Free bạn có thể có một phòng đang hoạt động với tối đa 10 tệp và thời hạn tối đa 3 ngày. Các gói trả phí tăng số phòng, số tệp mỗi phòng và thời lượng tối đa — lên đến 90 ngày ở gói cao nhất. Xem trang các gói để biết số liệu hiện tại.
Một tác vụ theo lịch chạy mỗi giờ và dọn các phòng đã hết hạn. Nó xóa tệp khỏi bộ nhớ và đóng liên kết. Giới hạn của phòng được cố định khi tạo, nên nâng hay hạ gói về sau không thay đổi phòng đã có. Bạn có thể gia hạn phòng trong phần cài đặt, trong mức tối đa của gói.
Hủy phòng thủ công thực hiện việc tương tự ngay lập tức. Không thể hoàn tác, và chính điều đó khiến nó đáng tin cậy cho công việc nhạy cảm.
Drop Room, liên kết tải lên hay liên kết chia sẻ?
- Dùng liên kết nhóm khi bạn chỉ cần gửi một bộ tệp theo một chiều.
- Dùng Upload Inbox khi nhiều người khác nhau gửi tệp cho bạn theo thời gian.
- Dùng Drop Room khi hai hay nhiều bên cần trao đổi tệp ở cùng một nơi trong thời gian có hạn.
- Dùng Client Portal khi việc trao đổi lâu dài và bạn muốn một trang mang thương hiệu của bạn cho khách hàng.
Drop Rooms được quản lý trong mục Phòng của trang quản lý, bên cạnh tệp, liên kết và hộp thư đến của bạn.
Cách tạo Drop Room
-
1
Mở Phòng trong trang quản lý
Đăng nhập (tài khoản miễn phí là đủ) và mở mục Phòng.
-
2
Tạo Drop Room
Đặt tên, đặt thời hạn và quyết định khách có thể tải lên, tải xuống và có phải nhập tên không. Thêm mật khẩu nếu cần.
-
3
Thêm tệp và chia sẻ liên kết
Đính kèm tệp từ tài khoản hoặc tải trực tiếp. Sao chép liên kết công khai và gửi cho người cần tham gia.
-
4
Để thời hạn đóng phòng
Khi hết giờ, phòng và mọi tệp của nó bị xóa. Hoặc bạn tự hủy sớm hơn.
Câu hỏi thường gặp
Drop Room có miễn phí không?
Có. Mọi gói, kể cả Free, đều có Drop Rooms. Số phòng, số tệp và thời lượng tối đa tăng theo gói của bạn.
Khách có cần tài khoản không?
Không. Họ chỉ cần liên kết, cộng với mật khẩu nếu bạn đặt. Bạn có thể yêu cầu họ nhập tên.
Điều gì xảy ra khi hết thời hạn?
Liên kết công khai đóng và mọi tệp trong phòng bị xóa khỏi bộ nhớ. Không thể hoàn tác.
Tôi có thể đóng phòng trước thời hạn không?
Có. Dùng Hủy phòng trong phần cài đặt. Mọi tệp bị xóa ngay lập tức.
Khách có thấy hoạt động của nhau không?
Có. Nhật ký hoạt động được chia sẻ trong phòng, nên mọi người thấy ai đã tải lên, tải xuống, ký hoặc viết tin nhắn. Đó là một không gian chung đáng tin cậy, không phải chat riêng tư.
Tôi có thể yêu cầu mọi người ký một tài liệu không?
Có, từ gói Access trở lên. Khách xác nhận đã đọc tệp và đồng ý ký điện tử. Tên, email, địa chỉ IP và thời gian được ghi lại. Đó là bản ghi ký bằng một cú nhấp, không phải chữ ký mật mã trên PDF.
Drop Room khác Client Portal thế nào?
Drop Room tạm thời và kết thúc theo thời hạn. Client Portal vĩnh viễn, có địa chỉ tùy chỉnh và có thể mang thương hiệu của bạn.