Drop Room क्या है
सामान्य शेयर लिंक एकतरफ़ा सड़क है: आप अपलोड करते हैं, वे डाउनलोड करते हैं। Upload Inbox जैसा अपलोड लिंक उसी सड़क की उल्टी दिशा है। Drop Room मिलने की जगह है। जिनके पास लिंक है — और पासवर्ड, अगर आपने रखा हो — वे सब उसी पेज पर पहुँचते हैं, जहाँ वे फ़ाइलें डाल सकते हैं, फ़ाइलें ले सकते हैं, छोटा संदेश छोड़ सकते हैं और देख सकते हैं कि बाक़ियों ने क्या किया।
इसकी निर्णायक विशेषता समय-सीमा है। कमरा बनाते समय आप चुनते हैं कि वह कितनी देर रहेगा। वह समय आने पर सार्वजनिक लिंक बंद हो जाता है और फ़ाइलें स्टोरेज से मिटा दी जाती हैं, केवल छिपाई नहीं जातीं। आप किसी भी पल ख़ुद भी कमरा नष्ट कर सकते हैं। नतीजा एक ऐसा कार्यक्षेत्र है जो अपनी सफ़ाई ख़ुद करता है, इसलिए प्रोजेक्ट ख़त्म होने के महीनों बाद संवेदनशील सामग्री ऑनलाइन नहीं पड़ी रहती।
आने वाले किसी भी विज़िटर को अकाउंट नहीं चाहिए। वे लिंक खोलते हैं, चाहें तो बताते हैं कि वे कौन हैं, और काम शुरू कर देते हैं।
Drop Room कब इस्तेमाल करें
प्रोजेक्ट हैंडओवर
क्लाइंट को तैयार फ़ाइलें दें, बदले में उनका फ़ीडबैक और सामग्री लें और डिलीवरी के दिन सब कुछ बंद कर दें।
फ़ोटो और वीडियो की डिलीवरी
किसी परिवार या शादी के मेहमानों के साथ गैलरी साझा करें और उन्हें सीमित समय के लिए अपनी तस्वीरें जोड़ने दें। फ़ोटो और वीडियो होस्टिंग देखें।
दस्तावेज़ जुटाना
वीज़ा, गृह-ऋण या ऑडिट जैसी स्पष्ट समाप्ति तारीख़ वाली प्रक्रिया के लिए पासपोर्ट, प्रमाणपत्र या हस्ताक्षरित फ़ॉर्म जुटाएँ।
आयोजन और सम्मेलन
एक कमरा जहाँ वक्ता स्लाइड अपलोड करें और प्रतिभागी बाद में सामग्री डाउनलोड करें।
वार्ता और ड्यू डिलिजेंस
अस्थायी डेटा रूम जहाँ हर पक्ष दस्तावेज़ डालता है, एक्टिविटी लॉग के साथ जो दिखाता है किसने क्या खोला।
टीम हैंडओवर
काम की फ़ाइलों का बड़ा सेट किसी ठेकेदार को सौंपें और अनुबंध ख़त्म होने पर सब कुछ ग़ायब हो जाए।
कमरे के भीतर क्या है
- दोतरफ़ा ट्रांसफ़र: विज़िटर फ़ाइलें अपलोड कर सकते हैं, डाउनलोड कर सकते हैं या दोनों। आप सेटिंग में अपलोड या डाउनलोड बंद कर सकते हैं।
- पासवर्ड: कमरे को पासवर्ड से सुरक्षित करें ताकि केवल बुलाए गए लोग ही अंदर आएँ।
- विज़िटर के नाम: हर विज़िटर से प्रति विज़िट एक बार नाम माँगें, ताकि एक्टिविटी लॉग में अनाम पतों की जगह लोग दिखें।
- फ़ोल्डर: कमरे के भीतर फ़ाइलों को फ़ोल्डर में सजाएँ और उनके बीच खिसकाएँ।
- आपकी अपनी फ़ाइलें: जो फ़ाइलें आपके अकाउंट में पहले से हैं उन्हें जोड़ें, या सीधे कमरे में नई अपलोड करें।
- लाइव एक्टिविटी लॉग: किसने अपलोड, देखा, डाउनलोड, हस्ताक्षर किया या संदेश छोड़ा — कमरे में सबको दिखता है, एक साझा भरोसेमंद रिकॉर्ड के रूप में।
- संदेश: लॉग में छोटे नोट, अलग चैट के बिना त्वरित समन्वय के लिए।
- इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर (Access प्लान से): विज़िटरों से आगे बढ़ने से पहले पुष्टि कराएँ कि उन्होंने दस्तावेज़ पढ़ा है और सहमत हैं। एक क्लिक वाली हस्ताक्षर-क्रिया के प्रमाण के रूप में नाम, ईमेल, IP पता और समय दर्ज होते हैं।
समय-सीमाएँ, सीमाएँ और «मिटाया गया» का मतलब
समय-सीमा अनिवार्य है, क्योंकि कमरे का मतलब ही यह है कि वह ख़त्म होता है। कमरा कितनी देर चल सकता है और उसमें कितनी फ़ाइलें आ सकती हैं, यह आपके प्लान पर निर्भर करता है: Free प्लान में आप 10 फ़ाइलों तक और 3 दिन तक की समय-सीमा वाला एक सक्रिय कमरा चला सकते हैं। पेड प्लान कमरों की संख्या, प्रति कमरा फ़ाइलें और अधिकतम अवधि बढ़ाते हैं — सबसे ऊँचे प्लान में 90 दिन तक। मौजूदा आँकड़ों के लिए प्लान पेज देखें।
एक निर्धारित कार्य हर घंटे चलता है और एक्सपायर हुए कमरे साफ़ करता है। वह फ़ाइलें स्टोरेज से हटाता है और लिंक बंद करता है। कमरे की सीमाएँ बनाते समय तय हो जाती हैं, इसलिए बाद में प्लान ऊपर-नीचे करने से पहले से मौजूद कमरा नहीं बदलता। आप कमरे को उसकी सेटिंग से, अपने प्लान की अधिकतम सीमा के भीतर, बढ़ा सकते हैं।
कमरे को हाथ से नष्ट करना वही काम तुरंत कर देता है। इसे पलटा नहीं जा सकता, और यही बात संवेदनशील कामों के लिए इसे भरोसेमंद बनाती है।
Drop Room, अपलोड लिंक या शेयर लिंक?
- जब आपको सिर्फ़ फ़ाइलों का सेट एक दिशा में भेजना हो तो ग्रुप लिंक इस्तेमाल करें।
- जब समय के साथ कई अलग-अलग लोग आपको फ़ाइलें भेजते हों तो Upload Inbox इस्तेमाल करें।
- जब दो या अधिक पक्षों को सीमित समय के लिए एक ही जगह फ़ाइलों का आदान-प्रदान करना हो तो Drop Room इस्तेमाल करें।
- जब आदान-प्रदान स्थायी हो और आप क्लाइंट के लिए अपने ब्रांड वाला पेज चाहते हों तो Client Portal इस्तेमाल करें।
Drop Rooms आपके डैशबोर्ड के कमरे सेक्शन से, आपकी फ़ाइलों, लिंक और इनबॉक्स के बग़ल में, सँभाले जाते हैं।
Drop Room कैसे बनाएँ
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1
डैशबोर्ड में «कमरे» खोलें
साइन इन करें (मुफ़्त अकाउंट काफ़ी है) और «कमरे» सेक्शन खोलें।
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2
Drop Room बनाएँ
नाम दें, समय-सीमा तय करें और चुनें कि विज़िटर अपलोड, डाउनलोड कर सकें और नाम देना ज़रूरी हो या नहीं। ज़रूरत हो तो पासवर्ड जोड़ें।
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3
फ़ाइलें जोड़ें और लिंक साझा करें
अपने अकाउंट से फ़ाइलें जोड़ें या सीधे अपलोड करें। सार्वजनिक लिंक कॉपी करें और उन्हें भेजें जिन्हें जुड़ना है।
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4
समय-सीमा को कमरा बंद करने दें
समय पूरा होने पर कमरा और उसकी सारी फ़ाइलें मिटा दी जाती हैं। या आप ख़ुद उसे पहले नष्ट कर दें।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या Drop Room मुफ़्त है?
हाँ। हर प्लान, Free सहित, में Drop Rooms शामिल हैं। कमरों, फ़ाइलों की संख्या और अधिकतम अवधि आपके प्लान के साथ बढ़ती है।
क्या विज़िटरों को अकाउंट चाहिए?
नहीं। उन्हें सिर्फ़ लिंक चाहिए, और पासवर्ड अगर आपने रखा हो। आप उनसे नाम डालने को कह सकते हैं।
समय-सीमा बीतने पर क्या होता है?
सार्वजनिक लिंक बंद हो जाता है और कमरे की हर फ़ाइल स्टोरेज से मिटा दी जाती है। इसे पलटा नहीं जा सकता।
क्या मैं कमरे को समय-सीमा से पहले बंद कर सकता/सकती हूँ?
हाँ। सेटिंग में «कमरा नष्ट करें» इस्तेमाल करें। सारी फ़ाइलें तुरंत मिटा दी जाती हैं।
क्या विज़िटर एक-दूसरे की गतिविधि देख सकते हैं?
हाँ। एक्टिविटी लॉग कमरे के भीतर साझा है, इसलिए सब देखते हैं कि किसने अपलोड, डाउनलोड, हस्ताक्षर किया या संदेश लिखा। यह एक भरोसेमंद साझा स्थान है, निजी चैट नहीं।
क्या मैं लोगों से दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करवा सकता/सकती हूँ?
हाँ, Access प्लान से। विज़िटर पुष्टि करते हैं कि उन्होंने फ़ाइल पढ़ी है और उस पर इलेक्ट्रॉनिक रूप से हस्ताक्षर करने को सहमत हैं। नाम, ईमेल, IP पता और समय दर्ज होते हैं। यह एक-क्लिक हस्ताक्षर का रिकॉर्ड है, PDF का क्रिप्टोग्राफ़िक हस्ताक्षर नहीं।
Drop Room और Client Portal में क्या अंतर है?
Drop Room अस्थायी है और समय-सीमा पर ख़त्म होता है। Client Portal स्थायी है, उसका कस्टम पता होता है और उस पर आपका ब्रांड हो सकता है।