Qué es una Drop Room
Un enlace para compartir normal es una calle de sentido único: tú subes, ellos descargan. Un enlace de subida como un Upload Inbox es la calle contraria. Una Drop Room es un punto de encuentro. Todos los que tienen el enlace —y la contraseña, si la has definido— llegan a la misma página, donde pueden dejar archivos, llevarse archivos, dejar un mensaje breve y ver lo que han hecho los demás.
La característica definitoria es la fecha límite. Al crear una sala eliges cuánto tiempo existe. Cuando llega ese momento, el enlace público se cierra y los archivos se eliminan del almacenamiento, no simplemente se ocultan. También puedes destruir la sala tú mismo en cualquier momento. El resultado es un espacio de trabajo que se limpia solo, de modo que el material sensible no permanece en línea durante meses después de acabar el proyecto.
Nadie que la visite necesita una cuenta. Abren el enlace, dicen opcionalmente quiénes son y empiezan a trabajar.
Cuándo usar una Drop Room
Entregas de proyecto
Entrega a un cliente los archivos terminados, recoge sus comentarios y materiales a cambio y cierra todo el día de la entrega.
Entrega de fotos y vídeo
Comparte una galería con una familia o con los invitados de una boda y deja que añadan sus propias fotos durante un tiempo limitado. Consulta alojamiento de fotos y vídeos.
Recogida de documentos
Reúne pasaportes, certificados o formularios firmados para un trámite con fecha de fin clara, como un visado, una hipoteca o una auditoría.
Eventos y congresos
Una sala para que los ponentes suban sus diapositivas y los asistentes descarguen los materiales después.
Negociaciones y due diligence
Una sala de datos temporal donde cada parte deja documentos, con un registro de actividad que muestra quién abrió qué.
Traspasos de equipo
Pasa un gran conjunto de archivos de trabajo a un colaborador y haz que todo desaparezca cuando termine el contrato.
Qué hay dentro de una sala
- Transferencia en ambos sentidos: los visitantes pueden subir archivos, descargarlos o ambas cosas. Puedes desactivar las subidas o las descargas en los ajustes.
- Una contraseña: protege la sala con una contraseña para que solo entren las personas invitadas.
- Nombres de visitante: pide a cada visitante que dé un nombre una vez por visita, para que el registro de actividad muestre personas y no direcciones anónimas.
- Carpetas: ordena los archivos en carpetas dentro de la sala y muévelos entre ellas.
- Tus propios archivos: adjunta archivos que ya tienes en tu cuenta o sube nuevos directamente a la sala.
- Un registro de actividad en directo: quién subió, vio, descargó, firmó o dejó un mensaje, visible para todos en la sala como un registro compartido y de confianza.
- Mensajes: notas breves en el registro, para coordinarse rápido sin un chat aparte.
- Firma electrónica (desde el plan Access): pide a los visitantes que confirmen que han leído un documento y que lo aceptan antes de continuar. El nombre, el correo, la dirección IP y la hora se registran como prueba de la acción de firma con un clic.
Fechas límite, límites y qué significa «eliminado»
La fecha límite es obligatoria porque el sentido de una sala es que termina. Cuánto puede durar una sala y cuántos archivos puede contener depende de tu plan: en el plan Free puedes tener una sala activa con hasta 10 archivos y una fecha límite de hasta 3 días. Los planes de pago aumentan el número de salas, los archivos por sala y la duración máxima, hasta 90 días en el plan más alto. Consulta la página de planes para ver las cifras actuales.
Una tarea programada se ejecuta cada hora y depura las salas caducadas. Elimina los archivos del almacenamiento y cierra el enlace. Los límites de la sala se fijan al crearla, de modo que subir o bajar de plan después no cambia una sala que ya existe. Puedes ampliar una sala desde sus ajustes, dentro del máximo de tu plan.
Destruir una sala a mano hace lo mismo de inmediato. No se puede deshacer, y eso es justamente lo que la hace fiable para trabajos sensibles.
¿Drop Room, enlace de subida o enlace para compartir?
- Usa un enlace de grupo cuando solo necesites enviar un conjunto de archivos en un sentido.
- Usa un Upload Inbox cuando muchas personas distintas te envían archivos con el tiempo.
- Usa una Drop Room cuando dos o más partes necesitan intercambiar archivos en un mismo lugar, durante un tiempo limitado.
- Usa un Client Portal cuando el intercambio es permanente y quieres una página con tu marca para un cliente.
Las Drop Rooms se gestionan desde la sección Salas de tu panel, junto a tus archivos, enlaces y buzón.
Cómo crear una Drop Room
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1
Abre Salas en tu panel
Inicia sesión (basta con una cuenta gratis) y abre la sección Salas.
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2
Crea una Drop Room
Ponle un nombre, fija la fecha límite y decide si los visitantes pueden subir, descargar y si deben dar un nombre. Añade una contraseña si hace falta.
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3
Añade archivos y comparte el enlace
Adjunta archivos de tu cuenta o súbelos directamente. Copia el enlace público y envíalo a quienes deban unirse.
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4
Deja que la fecha límite la cierre
Cuando se acaba el tiempo, la sala y todos sus archivos se eliminan. O destrúyela tú antes.
Preguntas frecuentes
¿Es gratis una Drop Room?
Sí. Todos los planes, incluido Free, incluyen Drop Rooms. El número de salas, de archivos y la duración máxima crecen con tu plan.
¿Necesitan cuenta los visitantes?
No. Solo necesitan el enlace, y la contraseña si la has definido. Puedes pedirles que escriban un nombre.
¿Qué pasa cuando pasa la fecha límite?
El enlace público se cierra y todos los archivos de la sala se eliminan del almacenamiento. No se puede deshacer.
¿Puedo cerrar una sala antes de la fecha límite?
Sí. Usa Destruir sala en los ajustes. Todos los archivos se eliminan de inmediato.
¿Pueden los visitantes ver la actividad de los demás?
Sí. El registro de actividad es compartido dentro de la sala, así que todos ven quién subió, descargó, firmó o escribió un mensaje. Es un espacio compartido de confianza, no un chat privado.
¿Puedo pedir a la gente que firme un documento?
Sí, desde el plan Access. Los visitantes confirman que han leído el archivo y que aceptan firmarlo electrónicamente. Se registran nombre, correo, dirección IP y hora. Es un registro de firma con un clic, no una firma criptográfica de PDF.
¿En qué se diferencia una Drop Room de un Client Portal?
Una Drop Room es temporal y termina en una fecha límite. Un Client Portal es permanente, tiene una dirección personalizada y puede llevar tu marca.