Qu’est-ce qu’une Drop Room
Un lien de partage ordinaire est une rue à sens unique : vous déposez, ils téléchargent. Un lien de dépôt comme un Upload Inbox est la rue dans l’autre sens. Une Drop Room est un lieu de rencontre. Tous ceux qui ont le lien — et le mot de passe, si vous en avez défini un — arrivent sur la même page, où ils peuvent déposer des fichiers, en récupérer, laisser un court message et voir ce que les autres ont fait.
La caractéristique essentielle est l’échéance. Lorsque vous créez une salle, vous choisissez combien de temps elle existe. À l’arrivée de ce moment, le lien public se ferme et les fichiers sont supprimés du stockage, et pas simplement masqués. Vous pouvez aussi détruire la salle vous-même à tout moment. Le résultat est un espace de travail qui fait le ménage tout seul : le matériel sensible ne reste pas en ligne des mois après la fin du projet.
Aucun visiteur n’a besoin d’un compte. Il ouvre le lien, dit éventuellement qui il est, et se met au travail.
Quand utiliser une Drop Room
Remises de projet
Remettez à un client les fichiers finalisés, récupérez en retour ses retours et ses ressources, et clôturez le tout le jour de la livraison.
Livraison de photos et de vidéos
Partagez une galerie avec une famille ou des invités de mariage et laissez-les ajouter leurs propres images pendant une durée limitée. Voir l’hébergement de photos et de vidéos.
Collecte de documents
Rassemblez passeports, certificats ou formulaires signés pour une démarche à date de fin claire, comme un visa, un prêt immobilier ou un audit.
Événements et conférences
Une salle où les intervenants déposent leurs diapositives et où les participants téléchargent ensuite les supports.
Négociations et due diligence
Une data room temporaire où chaque partie dépose des documents, avec un journal d’activité qui montre qui a ouvert quoi.
Passations d’équipe
Transmettez un grand ensemble de fichiers de travail à un prestataire et faites tout disparaître à la fin du contrat.
Ce qu’il y a dans une salle
- Transfert dans les deux sens : les visiteurs peuvent déposer des fichiers, en télécharger, ou les deux. Vous pouvez désactiver les dépôts ou les téléchargements dans les paramètres.
- Un mot de passe : protégez la salle avec un mot de passe pour que seules les personnes invitées entrent.
- Noms des visiteurs : demandez à chaque visiteur de donner un nom une fois par visite, pour que le journal d’activité montre des personnes et non des adresses anonymes.
- Dossiers : classez les fichiers dans des dossiers à l’intérieur de la salle, et déplacez-les de l’un à l’autre.
- Vos propres fichiers : joignez des fichiers que vous avez déjà dans votre compte, ou déposez-en de nouveaux directement dans la salle.
- Un journal d’activité en direct : qui a déposé, consulté, téléchargé, signé ou laissé un message — visible par tous dans la salle, comme un registre partagé et de confiance.
- Messages : de courtes notes dans le journal, pour se coordonner vite sans messagerie séparée.
- Signature électronique (à partir du forfait Access) : demandez aux visiteurs de confirmer qu’ils ont lu un document et l’acceptent avant de poursuivre. Le nom, l’e-mail, l’adresse IP et l’heure sont enregistrés comme preuve de l’action de signature en un clic.
Échéances, limites et ce que signifie « supprimé »
L’échéance est obligatoire, car l’intérêt d’une salle est qu’elle se termine. La durée d’une salle et le nombre de fichiers qu’elle peut contenir dépendent de votre forfait : sur le forfait Free, vous pouvez avoir une salle active avec jusqu’à 10 fichiers et une échéance de 3 jours maximum. Les forfaits payants augmentent le nombre de salles, les fichiers par salle et la durée maximale — jusqu’à 90 jours sur le forfait le plus élevé. Consultez la page des forfaits pour les chiffres actuels.
Une tâche planifiée s’exécute toutes les heures et purge les salles expirées. Elle supprime les fichiers du stockage et ferme le lien. Les limites de la salle sont fixées à sa création : passer à un forfait supérieur ou inférieur plus tard ne modifie pas une salle déjà existante. Vous pouvez prolonger une salle depuis ses paramètres, dans la limite du maximum de votre forfait.
Détruire une salle à la main fait la même chose immédiatement. C’est irréversible, et c’est précisément ce qui la rend fiable pour un travail sensible.
Drop Room, lien de dépôt ou lien de partage ?
- Utilisez un lien de groupe quand vous devez seulement envoyer un ensemble de fichiers dans un sens.
- Utilisez un Upload Inbox quand de nombreuses personnes différentes vous envoient des fichiers au fil du temps.
- Utilisez une Drop Room quand deux parties ou plus doivent échanger des fichiers au même endroit, pendant une durée limitée.
- Utilisez un Client Portal quand l’échange est permanent et que vous voulez une page à votre image pour un client.
Les Drop Rooms se gèrent dans la section Salles de votre espace, à côté de vos fichiers, de vos liens et de votre boîte de réception.
Comment créer une Drop Room
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1
Ouvrez Salles dans votre espace
Connectez-vous (un compte gratuit suffit) et ouvrez la section Salles.
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2
Créez une Drop Room
Donnez-lui un nom, fixez l’échéance et décidez si les visiteurs peuvent déposer, télécharger et s’ils doivent donner un nom. Ajoutez un mot de passe si besoin.
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3
Ajoutez des fichiers et partagez le lien
Joignez des fichiers de votre compte ou déposez-les directement. Copiez le lien public et envoyez-le à ceux qui doivent rejoindre.
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4
Laissez l’échéance la fermer
Quand le temps est écoulé, la salle et tous ses fichiers sont supprimés. Ou détruisez-la vous-même plus tôt.
Questions fréquentes
Une Drop Room est-elle gratuite ?
Oui. Tous les forfaits, Free compris, incluent des Drop Rooms. Le nombre de salles, de fichiers et la durée maximale augmentent avec votre forfait.
Les visiteurs ont-ils besoin d’un compte ?
Non. Ils n’ont besoin que du lien, plus du mot de passe si vous en avez défini un. Vous pouvez leur demander de saisir un nom.
Que se passe-t-il quand l’échéance est passée ?
Le lien public se ferme et tous les fichiers de la salle sont supprimés du stockage. C’est irréversible.
Puis-je fermer une salle avant l’échéance ?
Oui. Utilisez Détruire la salle dans les paramètres. Tous les fichiers sont supprimés immédiatement.
Les visiteurs voient-ils l’activité des autres ?
Oui. Le journal d’activité est partagé dans la salle : tout le monde voit qui a déposé, téléchargé, signé ou écrit un message. C’est un espace partagé de confiance, pas une messagerie privée.
Puis-je demander aux gens de signer un document ?
Oui, à partir du forfait Access. Les visiteurs confirment qu’ils ont lu le fichier et acceptent de le signer électroniquement. Le nom, l’e-mail, l’adresse IP et l’heure sont enregistrés. C’est une trace de signature en un clic, pas une signature cryptographique de PDF.
En quoi une Drop Room diffère-t-elle d’un Client Portal ?
Une Drop Room est temporaire et se termine à une échéance. Un Client Portal est permanent, possède une adresse personnalisée et peut être à votre image.