Qu’est-ce qu’un Client Portal
Un Client Portal est le cousin pérenne de la Drop Room. Une Drop Room est un espace temporaire qui disparaît à une échéance. Un portail n’a pas d’échéance. C’est un mini-site permanent pour un seul client ou projet, accessible à une adresse que vous choisissez, comme upload.am/room/acme-design.
Sur cette page, le client peut vous envoyer des fichiers, télécharger ceux que vous avez préparés, voir ce qui s’est passé récemment et laisser un message. Vous voyez exactement qui a fait quoi, et tout est stocké dans votre compte upload.am, dans le stockage de votre forfait.
Pour le client, cela ressemble à un service professionnel créé rien que pour lui. Pour vous, cela remplace l’éparpillement de pièces jointes, de liens ponctuels et de messages de messagerie par un seul endroit fiable.
Pourquoi agences, indépendants et consultants utilisent des portails
Une première impression professionnelle
Une page nommée, à votre image et avec un message d’accueil ressemble à un véritable espace client, et non à un lien de fichier quelconque.
Une adresse pour toute la relation
Le client met le portail en favori une fois. Les nouveaux fichiers y apparaissent : vous n’avez jamais à renvoyer ni réexpliquer un lien.
Échange dans les deux sens
Les clients y déposent directement briefs, logos, rushes et retours. Vous publiez brouillons et fichiers finaux au même endroit.
Responsabilité claire
Les visiteurs donnent leur nom une fois par visite. Le journal d’activité montre qui a déposé, consulté, téléchargé, signé ou écrit une note.
Validations et accord
Demandez au client de confirmer qu’il a lu un document, comme un devis ou un contrat, avant de poursuivre.
Tout reste dans votre compte
Les fichiers du portail vivent dans votre stockage : vous pouvez donc les gérer avec le reste de vos fichiers.
Ce que vous pouvez configurer
- Une adresse personnalisée : lettres, chiffres et tirets, ou laissez vide pour obtenir un lien aléatoire.
- Nom du client, nom de l’entreprise et message d’accueil affiché en haut de la page.
- Image de marque : votre propre nom de marque, logo et couleur sur la page (forfaits Premium et au-dessus).
- Un mot de passe pour que seuls le client et son équipe puissent ouvrir le portail.
- Interrupteurs de dépôt et de téléchargement : laissez le client déposer, télécharger ou les deux.
- Noms des visiteurs : exigez que les personnes se présentent avant de poursuivre.
- Signature en un clic : exigez une signature sur un document choisi avant que quiconque puisse utiliser le portail.
- Dossiers à l’intérieur du portail pour séparer livrables, références et factures.
Le nombre de portails dépend du forfait : un sur Access, cinq sur Premium et Lifetime, et cinquante sur Premium GOLD. Les forfaits Free et Keep incluent des Drop Rooms mais pas de portails — comparez les forfaits sur la page des tarifs.
Comment fonctionne la signature en un clic
De nombreux projets clients nécessitent un simple « oui, j’ai lu et j’accepte ». Au lieu d’échanger des PDF par e-mail, vous joignez un document au portail et exigez une signature. Le visiteur lit le fichier, saisit son nom complet et coche l’accord. upload.am enregistre son nom, son e-mail, son adresse IP et l’heure, et affiche un badge « signé » à côté de son nom. Vous pouvez aussi être prévenu par e-mail lorsque quelqu’un signe.
Soyons clairs sur ce que c’est : une trace de signature en un clic qui documente l’acte et son contexte. Ce n’est pas une signature cryptographique intégrée à un PDF. Pour de nombreuses validations courantes, comme un brief, un devis ou l’accusé de réception d’un accord de confidentialité, c’est exactement l’outil léger qu’il faut. Là où la loi exige une signature électronique qualifiée, utilisez un service de signature dédié.
Portail, Upload Inbox ou lien de partage
- Un lien de partage envoie des fichiers dans un sens et se termine quand vous le décidez.
- Un Upload Inbox reçoit des fichiers dans un sens de la part de nombreuses personnes, sans historique par expéditeur.
- Une Drop Room est un espace à double sens qui se termine à une échéance.
- Un Client Portal est un espace à double sens qui ne se termine jamais, avec adresse personnalisée, image de marque, signatures et historique complet. Choisissez-le quand la relation est continue.
Les équipes peuvent associer les portails au forfait Team : un pool de stockage partagé, des rôles et des droits par dossier, pour que plusieurs collègues servent le même client sans partager un identifiant.
Comment configurer un Client Portal
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1
Choisissez un forfait avec portails
Les Client Portals sont disponibles à partir du forfait Access. Passez à un forfait supérieur depuis votre espace.
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2
Créez un portail
Ouvrez Salles dans l’espace, choisissez Créer un Client Portal et saisissez le nom du client, l’entreprise, l’adresse et le message d’accueil.
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3
Personnalisez-le et protégez-le
Sur les forfaits compatibles, ajoutez votre logo et votre couleur, définissez un mot de passe et décidez de ce que les visiteurs peuvent faire.
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4
Envoyez l’adresse à votre client
Partagez le lien du portail. Dès lors, les fichiers font l’aller-retour au même endroit.
Questions fréquentes
Quels forfaits incluent les Client Portals ?
Les portails commencent avec le forfait Access (1 portail), puis Premium et Lifetime (5) et Premium GOLD (50). Les forfaits Free et Keep incluent à la place des Drop Rooms.
Un portail expire-t-il ?
Non. Un portail est permanent jusqu’à ce que vous le supprimiez ou le détruisiez. Les fichiers suivent le stockage et la conservation de votre forfait.
Puis-je utiliser mon propre logo et ma couleur ?
Oui, sur les forfaits Premium et au-dessus. Vous pouvez aussi définir un nom de marque affiché sur la page.
Les clients peuvent-ils me déposer des fichiers ?
Oui. Vous contrôlez si les visiteurs peuvent déposer, télécharger ou les deux, et vous pouvez leur demander de donner d’abord un nom.
Puis-je avoir une adresse personnalisée ?
Oui. Choisissez un nom court et le portail s’ouvre à l’adresse upload.am/room/votre-nom. Laissez vide pour un lien aléatoire.
Les clients ont-ils besoin d’un compte ?
Non. Il leur faut le lien, et le mot de passe si vous en avez défini un.
La signature a-t-elle une valeur juridique ?
Elle enregistre le nom, l’e-mail, l’adresse IP et l’heure d’une action de signature en un clic. C’est une preuve utile de prise de connaissance, mais pas une signature électronique qualifiée. Vérifiez les règles applicables à votre contrat.