Client Portal là gì
Client Portal là người anh em sống lâu của Drop Room. Drop Room là không gian tạm thời biến mất khi hết hạn. Cổng thì không có thời hạn. Đó là một trang web nhỏ vĩnh viễn cho một khách hàng hay dự án, truy cập ở địa chỉ bạn chọn, chẳng hạn upload.am/room/acme-design.
Trên trang đó, khách có thể tải tệp lên cho bạn, tải xuống những gì bạn đã chuẩn bị, xem các hoạt động gần đây và để lại tin nhắn. Bạn thấy chính xác ai đã làm gì, và mọi thứ được lưu trong tài khoản upload.am của bạn, trong dung lượng của gói.
Với khách, nó giống một dịch vụ chuyên nghiệp xây riêng cho họ. Với bạn, nó thay thế mớ tệp đính kèm email, liên kết rời rạc và tin nhắn chat bằng một nơi đáng tin cậy duy nhất.
Vì sao agency, freelancer và tư vấn viên dùng cổng
Ấn tượng đầu chuyên nghiệp
Một trang có tên, thương hiệu của bạn và lời chào trông như khu vực khách hàng thực thụ, không phải một liên kết tệp ngẫu nhiên.
Một địa chỉ cho cả mối quan hệ
Khách đánh dấu cổng một lần. Tệp mới xuất hiện ở đó, nên bạn không bao giờ phải gửi lại hay giải thích lại liên kết.
Trao đổi hai chiều
Khách thả brief, logo, cảnh quay và phản hồi thẳng vào. Bạn đăng bản nháp và tệp cuối cùng ở cùng nơi đó.
Trách nhiệm rõ ràng
Khách nhập tên một lần mỗi lượt ghé. Nhật ký hoạt động cho thấy ai đã tải lên, xem, tải xuống, ký hoặc viết ghi chú.
Phê duyệt và đồng ý
Yêu cầu khách xác nhận đã đọc một tài liệu, như báo giá hoặc hợp đồng, trước khi tiếp tục.
Mọi thứ vẫn ở trong tài khoản của bạn
Tệp của cổng nằm trong kho của bạn, nên bạn có thể quản lý chúng cùng các tệp khác.
Bạn có thể thiết lập gì
- Địa chỉ tùy chỉnh: chữ cái, số và dấu gạch ngang, hoặc để trống để nhận liên kết ngẫu nhiên.
- Tên khách hàng, tên công ty và lời chào hiển thị ở đầu trang.
- Thương hiệu: tên thương hiệu, logo và màu thương hiệu của riêng bạn trên trang (các gói Premium trở lên).
- Mật khẩu để chỉ khách và nhóm của họ mở được cổng.
- Công tắc tải lên và tải xuống: cho phép khách tải lên, tải xuống hoặc cả hai.
- Tên khách: yêu cầu mọi người tự giới thiệu trước khi tiếp tục.
- Ký bằng một cú nhấp: yêu cầu chữ ký trên một tài liệu đã chọn trước khi ai đó dùng được cổng.
- Thư mục trong cổng để tách sản phẩm bàn giao, tài liệu tham khảo và hóa đơn.
Số lượng cổng phụ thuộc vào gói: một ở Access, năm ở Premium và Lifetime, và năm mươi ở Premium GOLD. Gói Free và Keep có Drop Rooms nhưng không có cổng — so sánh các gói ở trang bảng giá.
Ký bằng một cú nhấp hoạt động thế nào
Nhiều dự án với khách hàng cần một câu «vâng, tôi đã đọc và đồng ý» đơn giản. Thay vì trao đổi PDF qua email, bạn đính kèm tài liệu vào cổng và yêu cầu chữ ký. Khách đọc tệp, gõ họ tên đầy đủ và tick vào ô đồng ý. upload.am ghi lại tên, email, địa chỉ IP và thời gian, rồi hiển thị huy hiệu «đã ký» cạnh tên họ. Bạn cũng có thể nhận email thông báo khi ai đó ký.
Cần nói rõ đây là gì: một bản ghi ký bằng một cú nhấp, ghi lại hành động và bối cảnh của nó. Đó không phải chữ ký mật mã nhúng trong PDF. Với nhiều phê duyệt hằng ngày, như brief, báo giá hay xác nhận NDA, đây đúng là công cụ nhẹ nhàng phù hợp. Nơi pháp luật yêu cầu chữ ký điện tử đủ điều kiện, hãy dùng dịch vụ ký chuyên dụng.
Cổng, Upload Inbox hay liên kết chia sẻ
- Liên kết chia sẻ gửi tệp một chiều và kết thúc khi bạn quyết định.
- Upload Inbox nhận tệp một chiều từ nhiều người, không có lịch sử cho từng người gửi.
- Drop Room là không gian hai chiều kết thúc theo thời hạn.
- Client Portal là không gian hai chiều không bao giờ kết thúc, có địa chỉ tùy chỉnh, thương hiệu, chữ ký và lịch sử đầy đủ. Hãy chọn nó khi mối quan hệ còn tiếp diễn.
Các nhóm có thể kết hợp cổng với gói Team: kho dung lượng chung, vai trò và quyền theo thư mục, để đồng nghiệp phục vụ cùng một khách mà không phải dùng chung tài khoản đăng nhập.
Cách thiết lập Client Portal
-
1
Chọn gói có cổng
Client Portals có từ gói Access. Nâng cấp trong trang quản lý.
-
2
Tạo cổng
Mở Phòng trong trang quản lý, chọn Tạo Client Portal và nhập tên khách hàng, công ty, địa chỉ và lời chào.
-
3
Thêm thương hiệu và bảo vệ
Ở các gói được hỗ trợ, thêm logo và màu, đặt mật khẩu và quyết định khách được làm gì.
-
4
Gửi địa chỉ cho khách hàng
Chia sẻ liên kết cổng. Từ giờ, tệp đi và về ở cùng một nơi.
Câu hỏi thường gặp
Những gói nào có Client Portals?
Cổng bắt đầu từ gói Access (1 cổng), rồi Premium và Lifetime (5) và Premium GOLD (50). Gói Free và Keep có Drop Rooms thay thế.
Cổng có hết hạn không?
Không. Cổng là vĩnh viễn cho đến khi bạn xóa hoặc hủy. Tệp theo dung lượng và thời hạn lưu trữ của gói.
Tôi có thể dùng logo và màu của riêng mình không?
Có, ở các gói Premium trở lên. Bạn cũng có thể đặt tên thương hiệu hiển thị trên trang.
Khách hàng có thể tải tệp lên cho tôi không?
Có. Bạn kiểm soát việc khách được tải lên, tải xuống hay cả hai, và có thể yêu cầu họ nhập tên trước.
Tôi có thể có địa chỉ tùy chỉnh không?
Có. Chọn một tên ngắn và cổng mở tại upload.am/room/ten-cua-ban. Để trống nếu muốn liên kết ngẫu nhiên.
Khách hàng có cần tài khoản không?
Không. Họ cần liên kết, và mật khẩu nếu bạn đặt.
Chữ ký có giá trị pháp lý ràng buộc không?
Nó ghi lại tên, email, địa chỉ IP và thời gian của thao tác ký bằng một cú nhấp. Đây là bằng chứng hữu ích về việc đã xác nhận, nhưng không phải chữ ký điện tử đủ điều kiện. Hãy kiểm tra quy định áp dụng cho hợp đồng của bạn.