Что такое Drop Room
Обычная ссылка для обмена — улица с односторонним движением: вы загружаете, они скачивают. Ссылка для загрузки, например Upload Inbox, — улица в обратную сторону. Drop Room — это место встречи. Все, у кого есть ссылка (и пароль, если вы его задали), попадают на одну страницу: могут загружать файлы, забирать файлы, оставить короткое сообщение и видеть, что делали остальные.
Главная особенность — дедлайн. Создавая комнату, вы выбираете, сколько она будет существовать. Когда это время наступает, публичная ссылка закрывается, а файлы удаляются из хранилища, а не просто скрываются. Уничтожить комнату можно и самому в любой момент. В итоге вы получаете рабочее пространство, которое убирает за собой, поэтому конфиденциальные материалы не висят в сети месяцами после окончания проекта.
Посетителям не нужен аккаунт. Они открывают ссылку, при желании представляются и начинают работать.
Когда использовать Drop Room
Передача проектов
Отдайте клиенту готовые файлы, получите от него замечания и материалы и закройте всё в день сдачи.
Передача фото и видео
Поделитесь галереей с семьёй или гостями свадьбы и позвольте им на ограниченное время добавлять свои снимки. См. хостинг фото и видео.
Сбор документов
Соберите паспорта, справки или подписанные формы для процедуры с чётким сроком — виза, ипотека, аудит.
События и конференции
Одна комната, чтобы докладчики загружали слайды, а участники потом скачивали материалы.
Переговоры и due diligence
Временная комната данных, где каждая сторона кладёт документы, а лента активности показывает, кто что открывал.
Передача дел в команде
Передайте подрядчику большой набор рабочих файлов — и пусть всё исчезнет, когда закончится договор.
Что внутри комнаты
- Двусторонняя передача: посетители могут загружать файлы, скачивать их или и то и другое. Загрузку или скачивание можно отключить в настройках.
- Пароль: защитите комнату паролем, чтобы входили только приглашённые.
- Имена посетителей: просите каждого один раз за визит назвать своё имя, чтобы в ленте активности были люди, а не анонимные адреса.
- Папки: раскладывайте файлы по папкам внутри комнаты и перемещайте их между папками.
- Ваши файлы: прикрепляйте файлы, которые уже есть в аккаунте, или загружайте новые прямо в комнату.
- Живая лента активности: кто загрузил, просмотрел, скачал, подписал или оставил сообщение — видна всем в комнате как общая доверенная запись.
- Сообщения: короткие заметки в ленте для быстрой координации без отдельного чата.
- Электронная подпись (с тарифа Access): попросите посетителей подтвердить, что они прочитали документ и согласны, прежде чем продолжить. Имя, почта, IP-адрес и время фиксируются как свидетельство действия подписи в один клик.
Дедлайны, лимиты и что значит «удалено»
Дедлайн обязателен, потому что смысл комнаты — в том, что она заканчивается. Сколько комната может существовать и сколько файлов вместить, зависит от тарифа: на бесплатном тарифе можно держать одну активную комнату до 10 файлов и с дедлайном до 3 дней. Платные тарифы увеличивают число комнат, файлов в комнате и максимальную длительность — до 90 дней на самом высоком тарифе. Актуальные цифры смотрите на странице тарифов.
Запланированная задача каждый час очищает истёкшие комнаты. Она удаляет файлы из хранилища и закрывает ссылку. Лимиты комнаты фиксируются при создании, поэтому повышение или понижение тарифа позже не меняет уже существующую комнату. Продлить комнату можно в её настройках — в пределах максимума вашего тарифа.
Ручное уничтожение комнаты делает то же самое немедленно. Это нельзя отменить, и именно поэтому такой способ внушает доверие при работе с чувствительными материалами.
Drop Room, ссылка для загрузки или обычная ссылка?
- Используйте групповую ссылку, когда нужно просто отправить набор файлов в одну сторону.
- Используйте Upload Inbox, когда файлы присылают вам разные люди на протяжении времени.
- Используйте Drop Room, когда двум и более сторонам нужно обмениваться файлами в одном месте в течение ограниченного времени.
- Используйте Client Portal, когда обмен постоянный и вам нужна фирменная страница для клиента.
Drop Rooms управляются в разделе «Комнаты» вашего кабинета, рядом с файлами, ссылками и входящими.
Как создать Drop Room
-
1
Откройте «Комнаты» в кабинете
Войдите (достаточно бесплатного аккаунта) и откройте раздел «Комнаты».
-
2
Создайте Drop Room
Дайте ей название, задайте дедлайн и решите, могут ли посетители загружать, скачивать и обязаны ли называть имя. При необходимости добавьте пароль.
-
3
Добавьте файлы и поделитесь ссылкой
Прикрепите файлы из аккаунта или загрузите их напрямую. Скопируйте публичную ссылку и отправьте тем, кто должен присоединиться.
-
4
Пусть дедлайн закроет комнату
Когда время выйдет, комната и все её файлы удаляются. Или уничтожьте её раньше сами.
Частые вопросы
Drop Room бесплатна?
Да. Drop Rooms входят в любой тариф, включая Free. Число комнат, файлов и максимальная длительность растут вместе с тарифом.
Нужен ли посетителям аккаунт?
Нет. Нужна только ссылка и пароль, если вы его задали. Можно попросить их ввести имя.
Что происходит, когда дедлайн проходит?
Публичная ссылка закрывается, а все файлы в комнате удаляются из хранилища. Это нельзя отменить.
Можно ли закрыть комнату до дедлайна?
Да. Используйте «Уничтожить комнату» в настройках. Все файлы удаляются немедленно.
Видят ли посетители действия друг друга?
Да. Лента активности общая внутри комнаты, поэтому все видят, кто загрузил, скачал, подписал или написал сообщение. Это доверенное общее пространство, а не личный чат.
Можно ли попросить подписать документ?
Да, начиная с тарифа Access. Посетители подтверждают, что прочитали файл и согласны подписать его электронно. Имя, почта, IP-адрес и время записываются. Это запись подписи в один клик, а не криптографическая подпись PDF.
Чем Drop Room отличается от Client Portal?
Drop Room временная и заканчивается по дедлайну. Client Portal постоянный, имеет собственный адрес и может быть оформлен под ваш бренд.